Por que um hotel precisa de um profissional na área de compras?

Por que um hotel precisa de um profissional na área de compras? 

Por Flávio Bastos*

Devido à alta competitividade no mercado hoteleiro, profissionais preparados para atuarem na área de compras estão sendo cada vez mais requisitados. E essa situação já chegou ao Brasil, pois hoje os proprietários querem que seus projetos sejam mais competitivos e otimizar o potencial de ganho.

Outrora o processo era repetitivo de cotações por telefone, com controles e relatórios feitos manualmente. Atualmente os softwares desenvolvidos para a área de hotelaria fornecem ferramentas com precisão e controle e agilizam todas as questões até sua final aprovação, tais como banco de dados de produto e fornecedor, avaliação e controle de preços, cotações, custo, relatórios e budget por departamento, liberando o profissional de compras para encontrar soluções e opções para maximizar o operacional e a rentabilidade.

Porém, alguns proprietários acham que eles próprios podem gerenciar as compras com a idéia que estão economizando custos. O que ocorre é o oposto. No dia-a-dia eles têm que lidar com questões específicos e não têm tempo ou o conhecimento e experiência necessários para resolver ou evitar problemas.

Com tudo isso em vista, contratar um profissional da área de compras é mais econômico e eficaz. As vantagens que ele pode proporcionar à empresa incluem receita departamental (rebates), redução de custos, padronização e fornecimento de serviço aos outros setores do hotel, fazendo com que estes tenham tempo para exercer suas reais funções. Além disso, o colaborador procurará as melhores soluções visando obter maximização do custo-benefício e confiabilidade da entrega dos produtos adquiridos.

O comprador é o xerife dos padrões adotados pelo hotel. Cabe a ele fazer respeitar estes padrões e ser um prestador de serviços imparcial a todos departamentos do hotel, sempre tendo em mente o funcionamento perfeito do empreendimento como um todo. Algumas solicitações podem solucionar um problema numa área, mas criar um problema em outra. O comprador tem que estar atento a isto, alertando os envolvidos e propondo soluções alternativas.

Um profissional com essa função, além de ser um negociador, precisa implementar a padronização, desenvolver mecanismos de controle de qualidade e atuar também com os departamentos de marketing e vendas. No Canadá, o procurement - como é chamado o setor - está diretamente ligado às finanças.

O ato comprar exerce um papel muito importante dentro de uma organização, pois bem administrado pode realizar grandes economias, controles, evitar desperdício, trazer outras receitas para a organização, promover o nome do hotel e aumentar as vendas.

Considerando o corporativismo, padrões e standards devem ser implementados para serem utilizados e seguidos por todos os departamentos dos hotéis da rede, visando a uma economia de escala e harmonização no padrão de qualidade a ser oferecido ao hóspede.

Alimentos & bebidas

Na área de alimentos, o comitê da rede, composto por chef executivo, subchef, gerente de A&B e gerente geral, pode escolher os produtos sem serem influenciados por marcas ou outros motivos. A partir de então é possível negociá-los para períodos de longo prazo, estabelecendo um relacionamento durável com os fornecedores. Contratos, então, são elaborados, evitando assim flutuações do mercado e garantindo preço e disponibilidade dos produtos.

A responsabilidade nas compras de alimentos é muito grande, pois é necessário estar muito atento à confiabilidade dos fornecedores, pois um alimento deteriorado pode causar danos imensos, como a perda de vidas e a credibilidade do hotel.

No Canadá todos os fornecedores regulares devem assinar contratos com os empreendimentos hoteleiros. Neles são estabelecidos e acordados detalhes, incluindo aumentos de preço, dias e horários de entrega, back orders, responsabilidades de qualidade e rebate.

No país norte-americano se trabalha muito com parcerias com os fornecedores, nas quais unem-se forças e são desenvolvidos acordos. Em troca da fidelidade criada e do volume obtido aplica-se o rebate. Trata-se de premiação que os fornecedores oferecem ao hotel em função da quantidade de compras efetuadas no decorrer de um certo período. Estes prêmios podem, por si só, pagar os custos do departamento de compras.

Outra opção de atividade conjunto é a participação em programas de caridade nos quais os fornecedores entram com mercadorias e os meios de hospedagem coordenam a consolidação dos mesmos.

* Flavio Bastos morou por 11 anos no Canadá, onde fez curso de Hotel management, e atuou no departamento de compras da Avendra Procurement Company, pertencente ao mesmo grupo que a Fairmont & Delta Hotels, e da Vintage Inns Hotels.

Contato

flaviobastosneto@gmail.com