Esse é talvez o setor mais dinâmico da Gastrononomia, por isso depende de uma gerência organizada e criativa. Faz parte também, a disponibilidade de uma área de trabalho acessível e uma equipe de funcionários bem treinados. Porém, para se conseguir uma qualidade na prestação de serviços sob o mesmo teto, é preciso contar com pessoas de bastante experiência nas áreas de Administração de Alimentos e bebidas, Vendas, Relações Públicas, Treinamento e Serviço, além de ter o apoio de uma cozinha qualificada. Como se vê, é preciso formar uma equipe com profissionais de alta qualidade para que assim, as expectativas do cliente sejam atendidas da melhor forma.
Devido à grande variedade de opções de serviço, o Departamento de Banquete torna-se atrativo para o trabalho do dia-a-dia de seus funcionários. Com os diferentes tipos de eventos como Conferência, Cocktail, Buffet, Festas Privadas (casamentos, aniversários), Festas de Empresas (seminários, reuniões, festas de funcionários, festa de estado, jantar de gala, festa de embaixada), os funcionários desse departamento estão sempre confrontando com uma nova situação gastronômica, que desperta a curiosidade e o interesse de todos, cria condições para o uso da criatividade e acima de tudo proporciona uma excelente experiência profissional.
Para um resultado positivo do serviço a ser prestado pelo Departamento de Alimentos e Bebidas, o evento deve ser bem planejado e ter sua execução organizada. Como sabemos, o desejo do cliente tem que ser atendido da melhor forma possível. Para que ambas as partes fiquem satisfeitas com o resultado, é preciso que sejam esclarecidos todos os detalhes na hora em que for feito o contrato final do evento.
* O sucesso de uma comemoração é sempre marcado pela qualidade de sua comida e do serviço que nela for prestado.
O MENU DO BANQUETE
O cardápio do banquete é diferente do cardápio oferecido no restaurante. No primeiro, a pessoa responsável pelo evento escolhe o menu que deseja oferecer aos sues convidados com antecedência, enquanto que o cardápio do restaurante é feito especificamente com uma quantidade limitada de produtos para um certo tipo de cliente.
ara facilitar a venda e para que o cliente tenha várias opções na escolha do serviço que deseja oferecer aos seus convidados, são preparados pelo Departamento de Banquete, várias opções de cardápios que possam ser oferecidos de acordo com a necessidade de cada evento, disponibilidade da brigada de serviço e cozinha e da área escolhida para a realização do evento.
A escolha do cardápio pode ser feita entre o Cardápio Fixo e o Cardápio Variado. Esses cardápios são compostos de 3 a 5 opções, que podem ser escolhidas entre:
* entrada
* sopa
* prato principal com carne ou peixe
* sobremesa
* queijos
Com a ajuda do Cardápio Fixo ou Cardápio Variado, o cliente tem a possibilidade de escolher o cardápio que corresponda ao seu desejo.
Para atender aos eventos maiores, o Departamento de Banquete oferecerá cardápios devidamente elaborados com 6 ou mais opções, de modo que atenda as necessidades de cada cliente.
LISTA DE CONTROLE DE EVENTOS
Para controlar melhor a programação de cada evento, é preciso que tudo seja registrado desde o primeiro contato com o cliente.
Uma forma de checklist deve ser trabalhada, para que todos os pontos (desejo do cliente) sejam devidamente esclarecidos e controlados, entre o hotel e o cliente, de forma que nenhuma dúvida deva existir entre as partes.
Na lista de controle de eventos devem existir as seguintes informações:
Tipo de Evento Banquete, Buffet, Cocktail, Conferência, Exposição.
Dia, Data, Hora São informações fundamentais para o planejamento e coordenação do evento.
Dia Checar se o dia está livre, sem reserva para uma outra firma.
Data Escolher o Menu de acordo com a estação do ano ou data simbólica (Verão, Inverno, Páscoa, Natal, etc).
Hora Para que a comida a ser servida seja balanceada de acordo com o horário do evento.
Nome do Cliente É importante que o nome do cliente seja pronunciado e escrito corretamente.
Endereço Para ser escrito no registro (fichário) do hotel e na carta de cobrança a ser enviada ao cliente.
Número do Telefone Para esclarecer alguma dúvida caso seja necessário.
Data da Reserva Para seguir uma ordem cronológica dos contatos feitos para o evento.
Nome do Representante do Cliente Caso o cliente não esteja disponível, o assunto do evento pode ser resolvido por seu representante.
Envio da Conta Para Essa informação só é necessária quando a pessoa que contratou o serviço não for responsável pelo pagamento.
Convidados Para quantos convidados e que tipo de convidados (empresários, representantes de sindicados, senhoras, etc).
Sala Aqui procura-se saber que tipo de espaço é desejado pelo cliente (sala, centro de convenções, área aberta, etc).
Como Será Montado A forma que serão montadas as mesas (forma de U, T, Oval, Parlamentar, Bloco, ou outra forma desejada pelo cliente).
Decoração Como deve ser a decoração (Flores, Plantas, Luz de Vela, etc.)
Cardápio Se o cliente deseja o cardápio sobre a mesa, para que os convidados se informem sobre a comida a ser servida.
Preço do Aluguel É cobrado um aluguel completo, porém, caso haja um consumo alto por parte dos convidados, geralmente é feito um desconto no aluguel do espaço solicitado.
Depósito Este é calculado de acordo com o tipo de cliente. Geralmente é cobrado o preço de um cancelamento. Para os clientes VIP, este depósito pode não ser cobrado.
Reserva Definitiva ou a Ser Confirmada Na reserva a ser confirmada, a resposta por parte do cliente será dada até uma determinada data. E, na definitiva, a reserva fica confirmada para uma data já fixada.
Assinatura Antes de começar os preparativos para o evento, o contrato tem que ser assinado pela pessoa responsável pelo pagamento.
Cancelamento No contrato será combinado uma data limite caso haja a necessidade de um cancelamento do evento por parte do cliente, de modo que não seja cobrado qualquer encargo até esta data. Após essa data será cobrado ao cliente uma Taxa de Cancelamento fixada no contrato.
ATENÇÃO
Se o cancelamento for só o do espaço físico, será cobrada a taxa combinada. Porém, se for o caso de um buffet já preparado, este terá que ser cobrado normalmente de acordo com o preço estipulado no contrato.
Cozinha Toda informação relacionada com o buffet ou menu deve ser passada imediatamente para o chefe de cozinha, pois ele é o responsável pela compra do material e pelo pessoal necessário para cozinhar para o evento.
Bar Informar com antecedência as bebidas que serão oferecidas, para que sejam providenciadas com antecedência, no caso de não haver um estoque suficiente para atender ao evento.
Garçom Passar para os garçons as informações sobre o menu, o tipo de serviço, a divisão das estações de serviço e a ordem de servir a comida e a bebida.
Manutenção Informar ao departamento de manutenção que tipo de material será usado no evento (microfone, telefone, montagem de uma pista de dança, etc.)
Desejo especial Como sempre, existe algum desejo especial por parte do cliente que deverá ser atendido e combinado com o Maitre do Hotel ou Restaurante (música, comida vegetariana, servir digestivos, etc).
Cuidado Especial Para alguns eventos são convidadas autoridades e pessoas importantes. Nesse caso, procura-se saber se é necessário uma comunicação do departamento de polícia para que seja feita a segurança na área do hotel ou restaurante na hora do evento.
No caso de utilização de fogos de artifício, o corpo de bombeiros deverá ser informado para a realização de inspeção do material, evitando assim acidentes ao longo do evento.
SALA DE CONFERÊNCIA
Para o Departamento de Banquete, em alguns casos o consumo que é feito na sala de conferência não é o principal lucro e sim o aluguel diário que é pago por ela. Caso não haja nenhuma consumação, é cobrado o preço normal da sala. Se for pedido algum serviço extra que tenha um valor alto, dependendo deste valor o preço do aluguel da sala pode baixar. Porém, este acordo já deve ter sido esclarecido em contrato entre o cliente e o Departamento de Banquete.
Para melhor planejar e organizar uma conferência, existe, nos grandes hotéis, uma "lista de sugestões" especialmente preparada para conferências. Estas listas auxiliam os clientes na hora da escolha da sala e do material necessário para o evento.
A mesa de conferência é sempre coberta com uma toalha branca, verde ou bege clara, e sobre ela é colocado papel para escrever, caneta, gelo, cinzeiro e fósforo.
Sobre a mesa podem ser colocados sucos, refrigerantes e água mineral, que serão cobrados por consumação, caso não seja combinada outra forma de pagamento.
Se for previsto uma pausa para um café, um pequeno lanche ou simplesmente uma sopa, é aconselhável que estes sejam servidos em uma outra sala, evitando assim que os participantes da conferência não sejam incomodados com a montagem de um pequeno buffet e o cheiro ativo da comida a ser servida.
LISTA DE CONTROLE PARA CONFERÊNCIA
* Duração do evento.
* Eventual reserva de apartamentos para os integrantes da conferência.
* Cronologia do evento e horário das pausas para o café, almoço ou jantar que serão feitos no hotel durante a conferência.
* Tipo de material a ser usado: quadro magnético, computadores, copiadora, máquina de escrever, projetor, microfone, telefone, etc. Além desses serviços, também pode haver necessidade de secretária, tradutora ou fotógrafo.
* Decoração desejada.
* Prestação de algum serviço extra que podem ser prestados por parte do hotel, como: comprar ingresso para teatro ou concerto, marcar passagem aérea, etc.
FORMAÇÃO DA MES
O Banquete é um departamento que deve dispor de uma variedade e quantidade de material considerável, para que possa atender as necessidades de cada cliente individualmente.
Além do material que é usado para as salas de reunião, o Banquete também deve ter um depósito com uma grande variedade de material de decoração para que não só o desejo dos clientes seja atendido, mas também para que haja a possibilidade de uma maior criatividade na montagem dos eventos.
É importante que neste depósito além do material usado no dia-a-dia: (mesa, cadeira, louça, copo, talher, toalha de mesa, etc) exista também uma quantidade extra de material, podendo assim ser atendido qualquer eventualidade que apareça no decorrer do dia.
Antes da montagem da sala de reunião alguns aspectos devem ser observados:
* Tipo de evento. * Quantidade de pessoas.
* Fonte de eletricidade. * Para que grupo de cliente será montada a sala.
* Material a ser usado. * Tipo de formação a ser montada.
* Janelas. * Se haverá pausa para café ou lanche.
* Tamanho da sala. * Local onde o café será servido.
FORMAS DE MONTAGEM
Forma Bloco
Utilização Reuniões
Simpósios
Jantares
Lugares 8 a 12
Mesas 4 mesas retangulares de 60 x 120 cm, 70 x 140 cm ou 80 x 160 cm
Montagem As 4 mesas ficarão juntas, formando um bloco retangular.
Sala A sala tem que ter, em média, 2 m2 por pessoa
Vantagem É uma forma compacta e estável. Oferece espaço suficiente para as pessoas e para a decoração.
Desvantagem As duas pessoas que se sentam nos lados menores não se falam diretamente.
Forma Européia
Forma Redonda
Utilização Festas (Almoço, jantar) / Almoços de trabalho / Reuniões
Lugares 8 a 12
Mesas 1 mesa redonda de 160 cm de diâmetro ou 2 mesas meia-lua de 160 x 80 cm ou 4 mesas 1/4 de lua com um lado de 80 cm.
Montagem 1 mesa redonda ou 2 mesas meia-lua, juntando-se os lados retos, ou 4 mesas de 1/4 de lua.
Sala Pode ser utilizada uma sala pequena. O espaço utilizado para cada pessoa é de, no mínimo, 2,5 m2.
Vantagem É que nessa forma de sentar, as coisas são passadas de uma pessoa para a outra. Dá a impressão de que, quando tem pouca gente sentada à mesa, ela não parece vazia.
Desvantagem Quando há poucas pessoas (8 no máximo) em uma mesa de 160 cm, o espaço usado da sala fica acima de 3m2 por pessoa. A mesa redonda traz uma perda de espaço na sala em relação à mesa retangular.
Forma Européia
Forma "E"
Utilização Festas Familiares / Jubileu
Lugares 183 a 150 pessoas
Mesas 18 a 40 mesas retangulares 80 x 160 cm.
Montagem São formadas três linhas paralelas com mesas lado a lado, que se juntam a uma outra linha de mesas transversais fazendo a forma de um "E".
Sala Para esse tipo de forma é preciso uma sala maior.
Se nessa formação o espaço da sala cai para menos de 1m2 por pessoa, aconselha-se o uso de uma sala maior.
Vantagem Quem senta na cabeceira da mesa, tem sempre as outras pessoas sob controle visual. Com essa forma pode-se ter um número grande de pessoas na mesma sala. A brigada de serviço tem acesso a todas as pessoas.O contato com a pessoa ao lado e à frente fica mais fácil.
As pessoas que ficam de costas não sentem que incomodam as de trás
Desvantagem Devido à uma quantidade maior de pessoas na sala é preciso que a circulação de ar seja boa.
Vários grupos falando ao mesmo tempo dão a impressão de que a sala é muito barulhenta
Forma Européia / Forma francesa, com pessoas sentadas à cabeceira da mesa.
Forma "U"
Utilização Congressos / Conferências / Reuniões / Comemorações Familiares
Lugares 20 a 80 pessoas
Mesas 10 a 15 mesas retangulares de 80 x 120 cm ou 80 x 160 cm.
Montagem Mesas colocadas uma ao lado da outra juntando os lados menores em forma de "U". Calcula-se 2 a 3 pessoas por mesa.
Sala 35 m2 é o suficiente para 10 mesas podendo acomodar de 20 a 34 pessoas. Nesse caso a utilização da sala é de 1m2 por pessoa.
Vantagem Essa forma é ideal para sala pequena, sem muito espaço.
É uma das formas mais usadas. As pessoas principais do evento que sentam-se à cabeça da mesa, podem ser vistas por todos os convidados.
Para uma reunião, os participantes podem ser observados por todos ali presentes. Especialmente os principais participantes, que se sentam à cabeceira da mesa, têm uma visão completa de tudo que se passa na mesa.
É ideal para a brigada de serviço servir.
Desvantagem Se for o caso de alguém sentar na parte interna do U, ela ficará de costas para todo um lado.
Forma Européia
Forma francesa, com pessoas sentadas à cabeceira da mesa.
Forma
Utilização Debates / Simpósios / Congressos / Conferências
Lugares 40 a 150 pessoas
Mesas 20 a 76 mesas que tenham uma largura de 50 a 70 cm.
Para que as pessoas tenham espaço suficiente para escrever, a mesa tem que ter, no mínimo, 50 cm de largura e 120 cm de comprimento. A medida de 70 cm de largura por 160 cm de comprimento é a ideal.
Para cada participante é colocado bastante papel para escrever e canetas sobre a mesa.
Podiam É o lugar onde ficam sentados os representantes do evento.
Para que os representantes tenham uma melhor visão de todos os presentes, o podium é montado sobre uma pequena plataforma na frente das mesas dos convidados.
Montagem As mesas são montadas em fileiras paralelas ou em filas divididas proporcionalmente ao meio, de maneira que cada lado, direito e esquerdo, possua a mesma quantidade de lugares.
Sala Utiliza-se uma sala quadrada ou retangular. O que importa é que a sala ofereça espaço confortável para o número de participantes.
Para esse tipo de evento é necessário que o hotel disponha de uma sala com uma medida de 4m2 por participante, o que acaba onerando para o hotel devido ao alto custo de energia.
Microfones São instalados em vários pontos da sala ligados a um sistema de alto-falantes, para que qualquer participante possa também participar do debate com alguma pergunta, já que normalmente eventos como este contam com a participação de dezenas de pessoas debatendo sobre algum tema.
Vantagem A sala pode ser dividida em blocos diferentes.
Devido ao sistema de microfones, todos os participantes têm a oportunidade de ter a palavra durante o evento.
Os representantes que ficam sentados no podium têm o controle sobre todos os participantes.
Desvantagem Devido ao seu tamanho, essa sala pode passar muito tempo sem ser ocupada com grandes eventos, ocasionando assim um custo alto para o hote
Forma Forma Francesa.
TIPOS DE EVENTOS
Festa de Cocktail
A festa de Cocktail é originária dos Estados Unidos e tem uma duração em média de no máximo, 2 horas.
Ela é conhecida como uma festa informal em que os convidados se vestem de acordo com a hora do dia, a estação do ano e o lugar onde será oferecido
A hora ideal para oferecer um Cocktail é entre 19:00 e 21:00 horas. Não existe uma hora fixa para o convidado chegar ou sair e nem um lugar marcado para se sentar.
Buffet do Cocktail.
Monta-se um pequeno buffet para a comida fria ou quente e um pequeno bar para as bebidas com salgadinhos (amendoim, castanhas, batatas fritas, etc.) suficiente para o número de convidados.
As comidas são preparadas em porções pequenas, geralmente canapés quentes e frio, para que os convidados sirvam-se com a própria mão (com ou sem palito).
Guardanapos de papel são colocados arrumados em um copo e postos sobre a mesa e a bandeja do serviço volante.
Serviço volante: As comidas e as bebidas são colocadas em bandejas e em seguida são oferecidas várias vezes aos convidados pelos garçons.
Para calcular o preço da comida pode-se usar três tipos de cálculos:
1. Preço fixo: o cliente paga um valor fixo pela comida e bebida.
Nesse caso só a quantidade encomendada será servida.
2. Preço variável: a comida e a bebida são servidas à vontade.
No final da festa é calculado o preço total do consumo
3. Pacote: o cliente compra o pacote de bebida e comida e paga por uma hora do serviço
Brunch.
Este é um nome americano que surgiu da combinação entre a oferta do serviço do café da manhã e do almoço. Através dessa combinação temos a característica do serviço do Brunch no horário de 11:00 às 15:00 horas com seus pratos típicos.
O Brunch é oferecido geralmente nos feriados ou nos fins de semanas tendo em vista que, nesses dias as pessoas acordam tarde e ficam sempre em dúvida entre que refeição vão escolher para aquele horário.
O Brunch é uma ótima oportunidade para atrair novos clientes para o restaurante. Nele há uma maior variedade de alimentos resultantes da combinação do café da manhã e do almoço. Outra razão é que facilita a criatividade do uso dos produtos por parte da cozinha, proporcionando ao cliente uma melhor opção na escolha de seu prato.
O buffet é uma combinação de pratos quente e frio, onde a comida oferecida é a combinação entre o café da manhã americano e inglês, variedades de carnes pouco temperadas, saladas variadas, pudins e cremes. Acompanhando este serviço, são servidas as bebidas: café, chá, chocolate quente, leite
Chá da Tarde.
O chá da tarde é servido entre 16:00 e 18:00 horas. É uma tradição inglesa que não deve ser seguida somente pelos ingleses, mas por todos que se habituaram a se sentar ao fim da tarde para beber um chá e bater um papo descontraído
No buffet do chá da tarde são oferecidos pequenos sanduíches de pão branco com vários recheios, torradas com algumas variações de geléias, biscoitos, pequenos croissants recheados e algumas variedades de tortas e bolos.
São oferecidas diversas qualidades de chá, leite frio e alguns sucos naturais. O café não deve ser colocado sobre o buffet, porém, caso seja solicitado, ele deve ser servido não muito forte e sempre acompanhado com leite.
Por ser servido no final da tarde, esse horário pode ser usado para encontro de senhoras, pequenos aniversários, reuniões de colegas, festas de caridade ou simplesmente só para sentar e meditar um pouco.
Vantagens do serviço do buffet para o restaurante:
* ele é servido no horário em que geralmente não tem muito movimento;
* oportunidade para adquirir novos grupos de cliente;
* não são necessários muitos garçons para a realização do serviço;
* o material necessário para preparação dos pratos tem um custo relativamente baixo;
* não é necessário um cozinheiro especializado para preparar os pratos para o buffet;
* usar a mão de obra de alguns funcionários que nesse período do dia se encontram com pouca atividade;
Souper
É uma refeição oferecida entre 22:30 e 01:00 hora, para as pessoas que foram a um teatro, ópera, concerto, cinema ou alguma festa e que desejam comer algo leve antes de ir para casa.
Devido ao horário é oferecido um prato frio como Beef Tatar, Peixe Defumado, Cocktail de Camarão, Omelete com Verduras ou alguma carne grelhada.
Esta pequena refeição não deve incomodar o estômago de clientes ao deitar-se. Por isso ela é oferecida como um único prato e pode ser acompanhado por um bom vinho ou uma boa champanhe.
Vantagens do serviço da Souper para o restaurante:
* o cliente geralmente passa pouco tempo no restaurante;
* o serviço é relativamente rápido;
* é oferecido um menu com pouca variação;
* não é preciso muitos garçons para servir;
* não precisa de um cozinheiro tão qualificado para preparar os pratos do cardáp
Serviço de Catering
O serviço de catering, é uma prestação de serviço que uma firma gastronômica oferece aos clientes fora de suas dependências. Este serviço pode variar entre um pequeno cocktail até uma festa de Estado com toda montagem, serviço, cozinha e desmontagem do evento.
Para esse tipo de serviço não existe uma hora ou um local fixo: ele pode ser realizado nos mais diversos lugares: casa particular, firmas, recintos oficiais, centros de convenções, etc.
Esse serviço pode ser realizado das seguintes maneiras
Serviço: a firma é contratada somente para servir os convidados.
Comida: a firma é contratada somente para fazer a comida que será oferecido.
Serviço e comida: a firma é contratada para fazer a comida e servir os convidados.
Montagem do Evento:
Por ser uma prestação de serviço fora de suas dependências. É necessário todo o material que seja necessário para atender a qualquer eventualidade que possa acontecer no decorrer de um evento. Para a realização deste serviço, alguns cuidados deverão ser tomados elaborando-se uma lista de controle
de material (check list):
- o rigoso controle de todo material do serviço gastronômico é primordial;
- esclarecimento do serviço que será prestado;
- para quantos convidados será oferecido o evento;
- quantidade suficiente de funcionários;
- endereço correto do estabelecimento onde acontecerá o evento (mapa)
Uma vez fora do local de trabalho, fica mais difícil para a equipe de serviço fazer um trabalho correto, pois a quantidade de material torna-se limitada.
A improvisação será sempre um fator necessário, porém não se deve passar de um certo limite, pois o cliente não deve ser incomodado por causa de uma má organização por parte dos responsáveis pelo evento.
O Buffet
O uso do Buffet é uma excelente opção para o serviço de diferentes eventos como: cocktail, café da manhã, brunch, almoço, jantar e para servir grupos grandes com pouco tempo disponível para serem servidos e também para festas particulares como: casamentos, aniversários, jubileu e festas em firmas.
Observe os seguintes detalhes antes de montar o buffet:
* ele deve ficar em lugar bem visível;
* o tamanho deve ser suficiente para que os convidados se sirvam sem dificuldades;
* o distância entre a cozinha e a localização do buffet não deve ser grande, facilitando assim a troca das bandejas e pratos do buffet durante o serviço;
* o buffet é montado na seguinte ordem: sopa, entrada fria, salada, prato principal com acompanhamento, sobremesa e queijo;
* o buffet tem que ser dividido de forma que para cada tipo de serviço haja um lugar apropriado para o prato correspondente;
* o buffet das bebidas é montado separado do buffet da comida.
O buffet deve ter desde a sua abertura até o encerramento uma aparência de ordem e limpeza. Lembre-se também que nem todos os convidados têm a prática se de servirem, por isso mantenha sempre um cozinheiro próximo ao buffet para ajudá-los a preparar seus pratos e também para controlar as bandejas e os pratos que devam ser substituídos por outros limpos.
DIFERENTES FORMAS DE BUFFET E SUAS FINALIDADE
Buffet frio
Como o nome já descreve, é uma combinação de uma grande variedade de comidas frias, que são servidas em bandejas ou pratos devidamente elaborados.
A preparação e a apresentação são os dois pontos mais importantes do buffet frio, pois exige um bom conhecimento do chefe da cozinha e da sua brigada de serviço na hora da criação e montagem dos pratos. É através dele que o Departamento de Alimentos & Bebidas apresenta aos seus clientes a qualidade e criatividade de seus funcionários.
Para a composição do prato frio é preciso o uso de vários produtos e materiais, ocasionando assim diretamente o aumento no seu valor, por isso o custo desse buffet deve ser calculado com mais atenção.
Os seguintes pontos devem ser analisados para o cálculo do buffet frio:
Tipo de festa o tipo de festa define quais os produtos que serão usados para preparar os pratos.
Quantidade de pessoas
é importante para calcular a quantidade de funcionários, produtos, materiais e o espaço necessário para a preparação, montagem e apresentação do buffet.
Quanto será gasto
o preço que o cliente se propõe a pagar pelo buffet, corresponde diretamente às variedades e à qualidades dos produtos que serão utilizados para a preparação dos pratos.
Quem são os convidados saber para que grupo de convidados será oferecido o buffet ajuda o chefe da cozinha na escolha dos produtos que serão oferecidos, tornando assim o cálculo mais rápido.
Em que mês
o contrato de uma festa é feito geralmente com alguma antecedência.
No primeiro contato com o cliente é importante saber quais são os pratos que ele deseja que sejam oferecidos no buffet.
Em cada período do ano existem produtos diferentes ou típicos da época que podem ter seus preços variados de acordo com o mês do ano.
Qual o horário
para definir a quantidade do produto e quantos funcionários serão necessários para o serviço.
Desejos
naturalmente o desejo será atendido dentro do orçamento
Os seguintes pontos devem ser analisados para o planejamento da montagem do buffet frio:
Ordem de montagem:
como idéia básica é utilizada a seqüência de um menu: sopa, entrada, saladas, prato principal com acompanhamento, queijos e sobremesa.
Para uma grande quantidade de pessoas, devem ser montados vários buffets ou um buffet grande e descentralizado, evitando que os convidados fiquem congestionados em um só local na hora de servirem-se
Tipos e quantidades de produtos é importante saber o tipo do evento; para quantas pessoas; o preço do buffet; em que mês; horário do serviço.
Forma de Cálculo :
será feito de acordo com os desejos do cliente que serão mencionados nos itens do contrato.
O custo do material será somado ao custo operacional.
Para o cálculo do peso do produto para uma pessoa, temos como base para cada prato:
Cru Preparado
Entrada sem decoração 140 g 80-100 g
Prato do meio sem decoração
125 g
60-80 g
Sopa
90 g
60 g
Prato principal sem decoração
325 g
160 - 200 g
Queijos
40 g
Sobremesa 80-100 g
Para o buffet frio, calcula-se 9 unidades por pessoa. Por exemplo: com 9 qualidades diferentes entre uma escolha de 12 opções que são oferecidas, sem contar com o queijo e a sobremesa.
Ao contrário de uma festa de estado que para 200 convidados precisa no mínimo de 35 funcionários trabalhando no serviço e na cozinha, alem da preparação dos produtos ser feita até o último minuto, para a mesma quantidade de pessoas, servindo-se do buffet frio, é necessário no máximo 16 funcionários e alguns pratos do buffet podem ser totalmente preparados com até 24 horas de antecedência.
O Buffet Frio e Quente
Essa variação de buffet vem se tornando mais e mais popular. Aqui são usados os pratos frios e uma quantidade limitada de pratos quentes.
O mais importante nesse tipo de buffet é que os clientes têm maior opção na escolha da comida fria e quente, criando assim o próprio menu de acordo com o seu desejo.
Para o pessoal do serviço fica mais fácil atender um maior número de pessoas e satisfazer o desejo de todos sem atrapalhar a ordem do serviço.
Esse novo tipo do buffet resolve problemas difíceis que aparecem em uma festa que é oferecida para uma quantidade maior de pessoas. Exemplo: que tipo de sala, como montar e decorar as mesas, ordem de sentar, custo alto de funcionários, tempo do serviço, tamanho da cozinha, preparação das bandejas e pratos, etc.
Para um pequeno grupo especialmente para festas particulares, pode ser oferecido um buffet menor composto de 3 ou 4 pratos, seguindo a ordem de um menu á-la-carte.
O prato quente deve ser prático para que possa ser mantido em um rechaud e servido sem que perca suas características (gosto, forma e uma aparência saudável).
Para facilitar o serviço é aconselhável que a carne ou o peixe sejam colocados no buffet já em porções.
Uma cozinha de primeira classe e uma equipe de garçons bem treinados, são as condições principais para servir esse tipo de buffet.
Buffet Temático (Rústico)
Pela sua criatividade é uma variação de buffet que sai um pouco da idéia convencional do modelo clássico.
Esse tipo de serviço pode ser usado por pessoas que constantemente trabalham com buffets e têm a necessidade de variar seu carápio, usando como opção o buffet temático de regiões ou países.
Enquanto a maioria dos hotéis e restaurantes oferecem os buffets convencionais, existem pessoas que procuram idéias diferentes, tendo assim a oportunidade de variar, experimentar ou até aprender um novo tipo de serviço com novas opções aprimorando o seu conhecimento na área gastronômica.
No Buffet Rústico são usadas comidas mais pesadas e temperadas. As especialidades gastronômicas regionais que eram preparadas nos tempos dos nossos avós, acompanhada com a decoração da época de acordo com o tema é o atrativo neste buffet.
O que mais se destaca nesse tipo de buffet é a sua tradição em relação ao material de serviço usado e a descontraída festiva decoração, que reúne as famílias e traz para todos boas recordações do passado.
O material: panelas de barro, pratos mais pesados, talheres mais simples, toalhas de mesas coloridas, decorações festivas, arranjos de flores etc. e o pessoal de serviço usando roupas que acompanhem o tema, a música e show que também acompanham o estilo do evento, fazem parte da apresentação deste buffet.
Com a oferta do Buffet Rústico o restaurante tem mais uma oportunidade de adquirir novos clientes e aumentar sua popularidade em relação aos seus concorrentes.
Observação: Neste tipo de buffet não deve ser usado prata ou cristal.
* A cozinha deve ser explorada, pois uma boa cozinha tem uma excelente base e deve ser aproveitada para satisfazer o desejo de qualquer cliente.
O QUE DEVE LEVAR O RESTAURANTE A MUDAR O MENU
* A necessidade gastronômica de uma nova idéia, um novo impulso.
* Criação de uma boa imagem para o hotel ou o restaurante diante da sociedade e, ao mesmo tempo, ter a oportunidade de mostrar o seu potencial, sua criatividade e a qualidade do seu serviço.
* Conseguir novos clientes e aumentar a consumação por pessoa.
* Com a oferta do buffet é possível oferecer um menu mais variado por um preço mais barato que os pratos convencionais.
* As comidas regionais são sempre bem aceitas. Dependendo, o buffet pode ser acompanhado de um show, de uma exposição, e pode ter também a participação de um patrocinador da região a ser apresentada, tornando o custo menor para os responsáveis pela realização do evento.
* Motivação para os funcionários, de forma que para cada novo tema a ser oferecido ao cliente é preciso um treinamento específico sobre a comida, a bebida e o serviço do novo produto a ser apresentado.
* Ótima ocasião para mostrar aos concorrentes a estabilidade da firma e o respeito dado a qualidade profissional dos seus funcionários.
* Pesquisa na área de marketing, procurando descobrir dos clientes, quais seus desejos em relação à comida, bebida e tipo serviço.
Lista de Controle para o Planejamento de uma Nova Atividade ou Ação
Atividade/Ação: É quando um hotel ou um restaurante faz uma promoção especial de um produto por um determinado período, com a finalidade de adquirir novos clientes e aumentar o lucro por consumação.
* Para que finalidade será feita a atividade/ação?
* Que estratégia será escolhida para o evento
Atividade - de dentro para fora ou
Ação - de fora para dentro.
* Em que período e quanto tempo durará?
* Quais providências deverão ser tomadas em relação ao treinamento do pessoal de serviço e cozinha?
* Como deve ser projetada a decoração e quanto custará?
* Quais as comidas e bebidas deverão ter um maior destaque na apresentação?
* Qual o corrugaram da programação (divertimento, ponto principal, surpresa)?
* Que tipo de propaganda será utilizada para a divulgação e quanto custará?
* Qual o lucro planejado para a comida e a bebida?
* Deseja ter ajuda de alguma firma? De que forma ela pode ser esperada?
Lista de Controle para Depois do Acontecimento da Atividade ou Ação.
* O budget foi alcançado?
* Quanto foi o lucro ou prejuízo da atividade/ação em relação ao budget feito para ela?
* Foi mantido o budget para as despesas com treinamento, material e propaganda?
* Houveram problemas para a aquisição dos produtos?
* O tempo programado para o preparo do evento foi suficiente? Ele corresponde ao que foi planejado no começo do projeto?
* Quais foram as comidas e bebidas mais vendidas?
* Quais comidas e bebidas você não usaria novamente, caso fosse repetida essa mesma atividade/ação?
* O material de serviço, a decoração e a propaganda foi apropriada para esse tipo de atividade/ação? O que você faria diferente caso repetisse esse mesmo evento?
* Quais foram os comentários das pessoas convidadas para o evento?
* Qual foi a opinião da brigada de serviço sobre a atividade/ação?
* O que você aprendeu com essa atividade/ação?
* Os objetivos dos seguintes pontos foram alcançados?
* Trazer novos clientes para o hotel/restaurante.
* Treinamento do pessoal de serviço e cozinha.
* Nova idéia de venda.
* Incentivar o cliente a consumir mais.
* Mudança da rotina diária para o pessoal de serviço e para o cliente.
* Pesquisa de Markting.
* O sucesso de uma nova idéia não é medido imediatamente, porém com o passar do tempo, quando os clientes começarem a retornar e freqüentar o restaurante é que ele será medido
Festa de Estado (Banquete)
Uma festa de Estado realizada pelo departamento de Banquete pode ser considerada como um dos eventos mais luxuosos que pode acontecer no hotel
Uma quantidade imensa de trabalho que deve ser organizado pela equipe administrativa responsável pelo evento. Para que não haja nenhuma falha na hora da cerimônia, todos os detalhes têm que ser esclarecidos e controlados pessoalmente por esta equipe.
Os convidados de uma festa de Estado são pessoas do governo, diplomatas, presidentes de empresas e pessoas da sociedade de diferentes nacionalidades.
Através do protocolo que é enviado ao hotel pelo órgão responsável pelo evento, todas as regras exigidas são seguidas até o último detalhe.
Por exemplo: Dependendo da importância dos convidados, existe uma ordem de sentar-se à mesa, que deverá ser cumprida.
Para Convidados Homens: A pessoa que convida senta-se no meio da mesa. Ao seu lado direito senta-se o convidado mais importante e ao seu lado esquerdo o segundo mais importante. E assim por diante, seguindo a hierarquia de importância dos convidados.
Para Convidados Homens com suas Esposas: A esposa do casal convidado mais importante senta-se ao lado direito de quem convida. O marido mais importante senta-se ao lado esquerdo da esposa de quem convida, que está ao lado esquerdo do marido.
O esposo do segundo casal convidado senta-se ao lado direito da esposa do primeiro convidado e sua esposa ao lado esquerdo do primeiro convidado. E assim por diante seguindo a hierarquia de importância dos convidados.
Convidados Estrangeiros: Não devem sentar-se no fim da mesa. Se necessário, para que ele não tenham problemas com o idioma, pode estar presente na sala um intérprete que fica sentado atrás do convidado (o intérprete não deve sentar-se diretamente à mesa).
O serviço é feito com a louça VIP do hotel e é usado a maior quantidade de prata possível.
Os garçons usam um frack preto e luvas brancas durante todo o serviço.
Caso haja discurso, show ou apresentação, a brigada de serviço pára o serviço imediatamente e sai da sala.
